Cómo fortalecer el proceso de recepción de insumos y materias primas

QFB Carlos Carrillo
21 jul
4 Min. de lectura

Actualizado: 22 jul

Vol.04

Fecha: 21 de julio 2025

Título: Cómo fortalecer el proceso de recepción de insumos y materias primas

Autor: QFB Carlos Carrillo

¿Recibes lo que realmente necesitas?

Cómo fortalecer el proceso de recepción de insumos y materias primas para asegurar la inocuidad desde el primer paso.

Idea principal

Una recepción efectiva no es solo recibir y almacenar; es verificar, asegurar y decidir con criterio.

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Introducción

En la rutina del día a día, con presión de tiempo y carga operativa, el proceso de recepción suele realizarse con rapidez, priorizando cantidad sobre calidad. Sin embargo, lo que parece un procedimiento simple, es en realidad un filtro determinante para garantizar el éxito posterior de toda la operación.

Este artículo está dedicado a ti, jefe de almacén, porque tu trabajo junto con el de responsable de calidad y los ayudantes generales de almacén. es clave para proteger a los consumidores, prevenir retrabajos y construir la confianza de tus clientes internos y externos.

El problema: “Recibir sin verificar a fondo”

En muchas empresas, la recepción se limita a contar cajas y revisar la factura. Si todo coincide con la orden de compra, se firma y se sigue el proceso.

¡Pero la realidad es que esto no basta!!

El área de recepción de materias primas e insumos es una de las zonas más activas del almacén, pero también una de las más subestimadas. Muchos errores en la calidad o en la inocuidad de los productos terminados tienen su origen en una recepción mal gestionada: materias primas en mal estado, documentos incompletos, productos vencidos o contaminados, y registros poco claros.

Al recibir sin revisar adecuadamente, se corre el riesgo de ingresar al almacén insumos:

· Con empaques rotos o sucios.

· Contaminados por transporte inadecuado.

· Mal etiquetados o sin trazabilidad.

· A temperaturas inadecuadas (en el caso de productos refrigerados o congelados).

· Sin la documentación técnica que respalde su calidad e inocuidad.

Todo esto se convierte en un problema que puede escalar rápidamente si no se detecta a tiempo.

Los 5 controles que no deben faltar en la recepción

Implementar estos 5 controles básicos, de forma sistemática, no solo fortalece el proceso, también protege a la empresa y al consumidor final:

Verificación documental precisa

Antes de descargar cualquier producto, es vital revisar que la documentación esté completa: facturas, guías de embarque, certificados de análisis, hojas técnicas y fichas de seguridad. Este paso permite verificar que lo recibido coincide con lo solicitado, pero también brinda evidencia de cumplimiento normativo y seguridad del producto.

Además, si el producto contiene alérgenos, este es el momento para revisar su declaración y evitar posibles contaminaciones cruzadas durante el almacenamiento o producción.

Inspección visual y física rigurosa

No basta con ver que la caja esté cerrada. Es necesario abrir, inspeccionar y tocar. Revisar que los envases estén íntegros, limpios, sin abolladuras, fugas o señales de humedad. Se deben revisar también las etiquetas: que incluyan lote, fecha de caducidad, nombre del proveedor, peso neto, etc.

Este control evita que ingresen materiales contaminados, adulterados o vencidos.

Evaluación de condiciones del transporte

¿Sabías que muchos problemas de calidad se originan en el transporte? Camiones sin limpieza adecuada, transportes sin refrigeración, cargas mal separadas o sin protección, son focos de contaminación.

El personal debe revisar y documentar el estado del vehículo: ¿está limpio?, ¿hay olores?, ¿hay evidencia de derrames?, ¿el producto fue protegido correctamente?

Toma y registro de temperatura

Cuando se reciben productos refrigerados o congelados, medir y registrar la temperatura en el momento de la descarga es obligatorio. Usar termómetros digitales confiables y comparar con las especificaciones del producto. Un solo grado fuera del rango puede significar un gran riesgo.

Este registro debe conservarse y estar disponible en caso de auditoría o investigación de desviaciones.

Decisión de aceptación o rechazo con evidencia

Finalmente, se debe tomar una decisión informada: ¿se acepta o se rechaza el producto?

Esta decisión debe estar documentada, por lo que debe existir un formato de registro donde se demuestre que los insumos y materias primas han sido evaluados, y en caso de no cumplir con especificaciones establecidas, debe indicarse el motivo del rechazo, idealmente con evidencia fotográfica y una firma del personal responsable.

Es recomendable contar con formatos específicos, checklists o apps de recepción para facilitar este proceso.

Rechazar un producto es incómodo, pero aceptarlo sin condiciones claras es abrir la puerta a consecuencias mucho mayores.

Conclusión

La recepción de insumos y materias primas es una etapa operativa, pero con implicaciones profundas en la calidad y seguridad de los productos que entregamos a los consumidores. Implementar controles simples, pero efectivos, permite prevenir desviaciones, proteger la integridad del almacén y asegurar la trazabilidad.

Los jefes de almacén, los líderes de calidad y cada ayudante de recepción tienen en sus manos la primera oportunidad de hacer las cosas bien.

Capacita a tu personal en estos cinco pasos. No se trata solo de tener procedimientos escritos, sino de formar equipos comprometidos que comprendan la importancia de sus acciones y el impacto de su labor en la prevención de contaminación y la garantía de inocuidad.

¿Cómo está funcionando hoy tu proceso de recepción?

¿Tus colaboradores saben qué verificar y por qué es tan importante?

Comenta este artículo, me encantaría leer tu experiencia o inquietudes. Compártelo con tus colegas para que más equipos puedan fortalecer sus buenas prácticas.

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Un saludo desde Mexico